Ihre Mutter stürzt, der Notarzt fragt nach Medikamenten, die Klinik nach einer Vollmacht, und am nächsten Tag will die Bank wissen, wer überhaupt über das Konto verfügen darf. Wer dann erst Schubladen durchsucht, verliert Zeit und Nerven.
Ein Vorsorgeordner, auch Notfallordner oder Notfallmappe genannt, bündelt alles an einem Ort. Dieser Beitrag zeigt, was in welches Register gehört, welche Dokumente im Original vorliegen müssen und wo Originale besser nicht im Ordner liegen. Als Deckblatt zum Ausfüllen: Notfallmappe für Senioren als PDF herunterladen (kostenlos, ohne Anmeldung).
Auf einen Blick
- Original zählt: Mit einer Kopie der Vorsorgevollmacht kann die bevollmächtigte Person nicht handeln. Auch eine beglaubigte Kopie ersetzt das Original nicht.
- Bank: zusätzlich eine Konto-/Depotvollmacht auf dem Formular der Bank, gemeinsam in der Filiale unterschrieben. Ein Notar ist dafür nicht nötig.
- Keine Banking-PIN in den Ordner. Dort steht nur, wo die Zugangsliste oder das Masterpasswort liegt.
- Testament: am besten beim Amtsgericht (82 €), im Ordner liegen Kopie und Verwahrort.
- Auffindbar machen: Vertrauensperson informieren, Hinweiskarte im Portemonnaie, Hinweis auf der Gesundheitskarte, Zentrales Vorsorgeregister ab 24 €.
- Gesundheit: Kopie des Medikationsplans, Notfalldaten auf der eGK, Notiz zur Organspende.
Was ist ein Vorsorgeordner?
Ein Vorsorgeordner ist eine Sammelmappe mit allen Dokumenten, die Angehörige bei Krankheit, Pflegebedürftigkeit oder Tod brauchen. Das Gesundheitsportal des Bundesgesundheitsministeriums nennt ihn ausdrücklich als guten Ort für Vollmacht und Verfügungen, sofern die bevollmächtigte Person ihn kennt und gut erreichen kann.
Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz (BBK) empfiehlt eine Mappe mit Dokumenten, die Identität, Besitz, finanzielle Ansprüche und Rechte belegen, dazu Testamente, Befunde, Impfausweis und Passwortlisten. Verwahren Sie den Ordner laut BBK in einem feuerfesten oder wasserdichten Behälter und machen Sie zusätzlich eine digitale Kopie, etwa auf einem USB-Stick.
Legen Sie den Ordner am besten gemeinsam mit Ihrem Vater oder Ihrer Mutter an, solange beide noch selbst entscheiden können. Ein Satz wie „Papa, ich möchte, dass im Notfall alles so läuft, wie du es willst“ öffnet das Gespräch oft leichter als jede Liste.
Original oder Kopie: die wichtigste Regel
Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung wirken nur im Original. Das Bundesjustizministerium rät, die Vollmacht so zu erteilen, dass sie im Original vorzulegen ist; dann könne die bevollmächtigte Person könne nur tätig werden, wenn sie die Vollmachtsurkunde im Original vorweisen kann.
Eine beglaubigte Kopie hilft dabei nicht weiter. Laut Verbraucherzentrale brauchen Ärztinnen, Pflegeheime und Gerichte auch die Patientenverfügung im Original. Kopien sind trotzdem sinnvoll, nur eben zur Information: für den Hausarzt, die Pflegeeinrichtung oder die Geschwister.
Sie haben zwei Möglichkeiten. Entweder liegen die Originale im Ordner, und die bevollmächtigte Person weiß, wo er steht. Oder Ihre Mutter übergibt die Vollmacht schon jetzt an die bevollmächtigte Person, mit der Absprache, sie nur im besprochenen Fall zu nutzen. Beide Wege nennt gesund.bund.de. Wichtig ist nur, dass im Ordner vermerkt ist, wer das Original hat.
Notfallordner Checkliste: acht Register
Gliedern Sie den Ordner mit Trennblättern in acht Register. So findet auch jemand, der den Ordner zum ersten Mal öffnet, in wenigen Minuten das Richtige.
1. Person und Kontakte: Geburtsurkunde, Kopien von Personalausweis und Versichertenkarte, Telefonnummern der Vertrauensperson, des Hausarztes, des Pflegedienstes und der Nachbarn mit Schlüssel.
2. Gesundheit: Kopie des Medikationsplans, Arztbriefe und Befunde, Impfausweis, Pflegegrad-Bescheid, Schwerbehindertenausweis, Notiz zu Notfalldaten und Organspende.
3. Vollmachten und Verfügungen: Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Betreuungsverfügung, die Bestätigung des Vorsorgeregisters.
4. Finanzen: Übersicht über Konten und Depots, Kopie der Bankvollmacht, Rentenbescheid, Steuerunterlagen und Steuerberatung.
5. Versicherungen und Verträge: Policen mit Nummern, Mietvertrag, Strom, Telefon, Zeitungsabo, Mitgliedschaften. Laut Verbraucherzentrale läuft auch ein online abgeschlossenes Abo in der Regel weiter, bis jemand kündigt.
6. Wohnung und Besitz: Grundbuchauszug, Kaufverträge, Fahrzeugbrief, eine Liste, wer welche Schlüssel hat.
7. Digitales: ein Blatt mit dem Hinweis, wo die Zugangsliste liegt, und mit Wünschen zu E-Mail und sozialen Netzwerken.
8. Nachlass: Kopie des Testaments mit Verwahrort, Bestattungswünsche und, falls vorhanden, ein Bestattungsvorsorgevertrag.
Register Gesundheit: Medikationsplan, Notfalldaten, Organspende
In dieses Register gehören eine Kopie des Medikationsplans, eine Notiz zu den Notfalldaten auf der Gesundheitskarte und zur Organspende. Die aktuellen Originale trägt Ihr Vater bei sich.
Medikationsplan. Gesetzlich Versicherte, die gleichzeitig mindestens drei verordnete Arzneimittel anwendet, hat Anspruch auf einen Medikationsplan auf Papier und elektronisch (§ 31a SGB V). Darin stehen auch Mittel ohne Rezept und Medizinprodukte. Der Arzt aktualisiert ihn bei jeder Änderung, auf Wunsch auch die Apotheke. Hintergründe im Beitrag Polymedikation bei Senioren.
Notfalldaten auf der eGK. Gesetzlich Versicherte können in der Arztpraxis kostenlos Notfalldaten auf der elektronischen Gesundheitskarte speichern lassen: chronische Erkrankungen, Medikamente, Unverträglichkeiten, Implantate. Zusätzlich lassen sich Kontakte von Angehörigen und der Aufbewahrungsort von Patientenverfügung, Vollmacht und Organspendeausweis hinterlegen, etwa „Ordner im Wohnzimmerschrank“. Achtung: Auf einer neuen Karte fehlen die Daten, die Praxis muss sie übertragen. Laut gematik ist geplant, die Notfalldaten 2028 als Patientenkurzakte in die elektronische Patientenakte zu überführen. Kommerzielle Notfallkarten bieten laut Verbraucherzentrale keinen klaren Mehrwert, außer für Privatversicherte ohne eGK.
Organspende. Die Entscheidung lässt sich im Organspendeausweis, im kostenlosen Organspende-Register oder in der Patientenverfügung festhalten. Der Ausweis gehört ins Portemonnaie. In den Ordner kommt eine Notiz, was entschieden wurde. Ins Testament gehört die Entscheidung nicht, denn das wird erst einige Zeit nach dem Tod eröffnet.
Register Vollmachten: Original, Form und Register
Hier liegen Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und Betreuungsverfügung, die ersten beiden im Original. Ein Notar ist grundsätzlich für keines der drei Dokumente Pflicht.
Ohne Vollmacht darf grundsätzlich niemand für Ihre Mutter entscheiden. Kinder haben kein gesetzliches Vertretungsrecht. Der nicht getrennt lebende Ehepartner darf über das Notvertretungsrecht nur in Gesundheitsfragen entscheiden, höchstens sechs Monate lang und nicht über Konto oder Verträge. Was die drei Dokumente regeln und wie Sie sie formulieren, steht in den Beiträgen Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht und Gesetzliche Betreuung oder Vorsorgevollmacht.
Beglaubigung nur, wo nötig. Für Grundstücksgeschäfte oder einen neuen Personalausweis braucht die Vollmacht eine öffentliche Beglaubigung der Unterschrift. Die Betreuungsbehörde erledigt das für 10 €. Diese Beglaubigung wirkt aber nur bis zum Tod. Eine notarielle Beurkundung ist praktisch nur Pflicht, wenn die Vollmacht auch Verbraucherdarlehen abdecken soll.
Zentrales Vorsorgeregister. Die Bundesnotarkammer registriert Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und Patientenverfügung einmalig ab 24 € (online, per Post 27 €). Auskunft erhalten Gerichte und Ärzte. Das Register verwahrt keine Originale. Seit dem 1. Oktober 2026 können institutionelle Nutzer wie Notare, Anwälte oder Betreuungsbehörden zusätzlich elektronische Abschriften hinterlegen.
Register Finanzen: Bankvollmacht statt Zugangsdaten
Für Konto und Depot gehört eine Konto-/Depotvollmacht auf dem Formular der Bank dazu. Online-Banking-Zugangsdaten gehören nicht in den Ordner.
Laut gesund.bund.de erkennen Kreditinstitute private Vorsorgevollmachten häufig nicht an. Das Bundesjustizministerium rät, die Vollmacht zusätzlich auf dem Vordruck „Konto-/Depotvollmacht, Vorsorgevollmacht“ der Bank zu erteilen. Gehen Sie dafür gemeinsam mit der bevollmächtigten Person in die Filiale, denn die Bank muss sie anhand des Ausweises identifizieren. Ein Notar ist dafür nicht nötig. Achten Sie darauf, dass die Vollmacht über den Tod hinaus gilt. Dann kann die bevollmächtigte Person nach dem Tod Geld abheben, ohne zuerst einen Erbschein zu beantragen. Was die Bank beim Termin verlangt, lesen Sie im Beitrag Bankvollmacht für Eltern.
Warum keine PIN? Die Verbraucherzentrale warnt: Wer einer dritten Person Zugang zu seinem Online-Konto gibt, kann Ärger mit der Bank bekommen. Bucht diese Person unberechtigt Geld ab, bekommen Sie oder Ihre Erben den Schaden nicht ersetzt. In den Ordner gehören deshalb Kontoübersicht und eine Kopie der Bankvollmacht. Wird die Vollmacht widerrufen, muss die Bank unverzüglich schriftlich Bescheid bekommen.
Register Digitales: Kontenliste an sicherem Ort
Der digitale Nachlass wird vererbt wie Briefe und Tagebücher. In den Ordner gehört ein Hinweis, wo die Liste der Zugänge liegt, nicht die Passwörter selbst.
Der Bundesgerichtshof hat am 12. Juli 2018 entschieden (III ZR 183/17), dass der Vertrag über ein Nutzerkonto bei einem sozialen Netzwerk auf die Erben übergeht, einschließlich privater Nachrichten. Einstellungen für den Todesfall beim Anbieter haben laut Bundesjustizministerium im Zweifel keine rechtliche Wirkung. Besser sind schriftliche Festlegungen, etwa im Testament.
Die Verbraucherzentrale empfiehlt eine gedruckte oder handschriftliche Übersicht der Online-Konten mit Anbieter, Vertragsnummer und Zugangsdaten. Bei Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung reicht das Passwort nicht. Notieren Sie, wie die bevollmächtigte Person an Smartphone, Authentifizierungs-App oder Sicherheitscodes kommt. Nutzt Ihr Vater einen Passwortmanager, gehört das Masterpasswort auf die Liste. Bewahren Sie die Liste getrennt vom Ordner auf, zum Beispiel in einem verschlossenen Umschlag bei der Vertrauensperson, und vermerken Sie im Ordner nur den Ort. Passwörter sollten Sie keinesfalls einem Unternehmen anvertrauen.
Register Nachlass: Testament richtig verwahren
Das Original-Testament liegt am sichersten beim Amtsgericht. In den Ordner gehören eine Kopie und der Hinweis, wo das Original verwahrt wird.
Form. Ein eigenhändiges Testament muss vollständig von Hand geschrieben und unterschrieben sein (§ 2247 BGB). Ort und Datum soll es enthalten. Ein am Computer getipptes Testament ist unwirksam, anders als die Patientenverfügung. Ehepaare können ein gemeinschaftliches Testament errichten: Einer schreibt, beide unterschreiben. Die zweite Form ist das Testament beim Notar.
Amtliche Verwahrung. Die Hinterlegung beim Amtsgericht kostet 82 €. Dazu kommt die Registrierung im Zentralen Testamentsregister für 12,50 € oder, bei direkter Abrechnung mit der Bundesnotarkammer, 15,50 €. Das Gericht erfährt automatisch vom Tod und eröffnet das Testament. Ein Testament, das zu Hause liegt, kann nicht registriert werden.
Ablieferungspflicht. Liegt das Original im Ordner, muss es nach dem Tod unverzüglich beim Nachlassgericht abgegeben werden (§ 2259 BGB). Behalten oder selbst verwenden dürfen Angehörige es nicht. Was danach zu tun ist, lesen Sie im Beitrag Todesfall zu Hause: was zu regeln ist.
Wo der Ordner steht und wie man ihn findet
Der Ordner muss an einem Ort stehen, den die bevollmächtigte Person kennt und jederzeit erreicht. Ein Bankschließfach, an das im Notfall niemand herankommt, ist dafür ungeeignet.
Gesund.bund.de nennt drei Orte für zusätzliche Hinweise: einen Eintrag im Zentralen Vorsorgeregister, ein Hinweiskärtchen im Portemonnaie und einen Vermerk auf der Gesundheitskarte. Die Verbraucherzentralen bieten eine kostenlose Karte an. Wohnen Sie weit weg, hilft eine digitale Kopie, auf die Sie Zugriff haben, mehr dazu unter Pflege aus der Ferne organisieren.
Aktualisieren. Eine Pflicht gibt es nicht. Das Bundesjustizministerium empfiehlt, die Patientenverfügung regelmäßig durchzusehen, zum Beispiel jährlich. Prüfen Sie dabei auch Medikationsplan, Kontakte und Verträge, und tragen Sie das Datum der Durchsicht vorne im Ordner ein. Spätestens nach einem Krankenhausaufenthalt lohnt der Blick, siehe Plötzlicher Pflegefall: erste Schritte.
Was der Vorsorgeordner kostet
Der Ordner selbst kostet fast nichts. Kosten entstehen für Register, Beglaubigung und die Verwahrung des Testaments.
- Zentrales Vorsorgeregister: ab 24 € einmalig, keine Jahresgebühr
- Beglaubigung der Vollmacht bei der Betreuungsbehörde: 10 €
- Konto-/Depotvollmacht bei der Bank: auf dem Formular der Bank, ohne Notar
- Testament beim Amtsgericht: 82 €, dazu 12,50 € oder 15,50 € für das Testamentsregister
- Organspende-Register und Notfalldaten auf der eGK: kostenlos
Notarkosten richten sich nach dem Vermögen und fallen nur an, wenn Sie einen Notar beauftragen.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Notfallordner?
Vollmachten und Verfügungen, eine Kopie des Medikationsplans, Kontakte, Übersichten über Konten, Versicherungen und Verträge, Unterlagen zu Wohnung und Besitz, ein Hinweis auf die Zugangsliste und eine Kopie des Testaments. Die Checkliste mit acht Registern oben zeigt die Details.
Reicht eine beglaubigte Kopie der Vorsorgevollmacht?
Nein. Die bevollmächtigte Person kann nur mit dem Original handeln. Kopien dienen der Information, etwa für Hausarzt oder Pflegeheim.
Muss die Vorsorgevollmacht notariell sein?
Nein. Für Grundstücksgeschäfte reicht eine öffentliche Beglaubigung, auch bei der Betreuungsbehörde für 10 €. Für die Bank gibt es die Vollmacht auf dem Bankformular. Einen Notar braucht die Vollmacht praktisch nur, wenn sie auch Verbraucherdarlehen abdecken soll (§ 492 Abs. 4 BGB).
Gehören Passwörter in den Vorsorgeordner?
Nicht direkt. Legen Sie eine Liste der Online-Konten mit Masterpasswort und Hinweisen zur Zwei-Faktor-Anmeldung an und verwahren Sie sie getrennt. Im Ordner steht, wo sie liegt. PIN und TAN fürs Online-Banking gehören nicht dazu.
Gehört das Testament in den Ordner?
Besser nur eine Kopie. Das Original ist beim Amtsgericht sicher, das Gericht erfährt vom Tod. Ein Original im Ordner muss nach dem Tod sofort beim Nachlassgericht abgegeben werden.
Wer darf Auskunft aus dem Vorsorgeregister bekommen?
Gerichte und Ärzte, auf Ersuchen (§ 78b BNotO). So erfahren sie, dass ein Vorsorgedokument existiert. Originale verwahrt das Register nicht.
Wie oft sollte ich den Ordner aktualisieren?
Eine feste Frist gibt es nicht. Eine jährliche Durchsicht ist sinnvoll, außerdem nach jeder Änderung von Medikamenten, Adresse oder Verträgen.
Persönliche Beratung
Betreut eine Betreuungskraft Ihre Mutter zu Hause, trifft sie keine rechtlichen oder medizinischen Entscheidungen. Sie sollte aber wissen, wo Ordner, Medikationsplan und Notfallkontakte liegen. Omelia organisiert 24-Stunden-Betreuung für 2.699 bis 3.399 € je 30 Tage zzgl. Kost und Logis, ohne Anerkennung nach § 45a SGB XI. Wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich. Beratung anfragen
Wo Sie weiterlesen
- Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht
- Gesetzliche Betreuung oder Vorsorgevollmacht
- Notfallplan, wenn die Betreuungskraft ausfällt
- Pflege aus der Ferne organisieren
- Todesfall zu Hause: was zu regeln ist
Quellen
- BBK: Vorsorgen für Krisen und Katastrophen, Stand 11/2025 (bbk.bund.de)
- gesund.bund.de: Vorsorge für den Ernstfall (gesund.bund.de); Notfalldatensatz (gesund.bund.de)
- Bundesjustizministerium: Broschüre Betreuungsrecht, Stand Juli 2025 (bmjv.de); Erben und Vererben (bmjv.de)
- Zentrales Vorsorgeregister: Kosten (vorsorgeregister.de); Zentrales Testamentsregister: Registerkosten (testamentsregister.de)
- Verbraucherzentrale: Digitaler Nachlass (verbraucherzentrale.de); Notfallkarte (verbraucherzentrale.de)
- Bundesgerichtshof: Urteil vom 12.07.2018, III ZR 183/17 (bundesgerichtshof.de)
- BIÖG: Organspendeausweis und Organspende-Register (organspende-info.de)
- Gesetze: BGB §§ 1358, 1827, 2247, 2248, 2259 (gesetze-im-internet.de); SGB V § 31a (gesetze-im-internet.de); BtOG § 7; BNotO §§ 78b, 78d
Stand: Oktober 2026.