Die Entscheidung ist gefallen: Ihre Mutter soll in ein Pflegeheim. Dann kommt oft der zweite Schreck. Das Wunschheim hat keinen Platz frei, das nächste führt eine Warteliste, und die Klinik fragt schon, wie es nach der Entlassung weitergeht.
Als Altenpflegerin habe ich viele Familien in dieser Lage begleitet. Ein Heimplatz lässt sich selten mit einem Anruf klären, mit einem klaren Plan aber schneller finden. Und die Zeit bis zum Einzug lässt sich gut überbrücken.
Auf einen Blick
- Suchen: Pflegelotse (vdek), AOK-Pflegenavigator, BKK PflegeFinder und die Vergleichsliste Ihrer Pflegekasse zeigen Heime mit Preisen und Prüfergebnissen. Freie Plätze zeigen sie nicht, die erfragen Sie telefonisch.
- Hilfe holen: Pflegestützpunkt und Pflegeberatung sind kostenlos und kennen die Heime in Ihrer Region.
- Warteliste: bei mehreren Heimen gleichzeitig. Vor dem Einzug darf ein Heim keine Platz- oder Reservierungsgebühr verlangen.
- Antrag früh stellen: vollstationäre Pflege bei der Pflegekasse, bei Bedarf Hilfe zur Pflege beim Sozialamt.
- Nach der Klinik: Sozialdienst einschalten, Kurzzeitpflege bis acht Wochen im Jahr, notfalls Übergangspflege im Krankenhaus bis zehn Tage.
- Zu Hause überbrücken: Pflegedienst, Tagespflege und Betreuung im Haushalt lassen sich kombinieren.
Wie lange dauert es, einen Pflegeheimplatz zu finden?
Wie lange Sie warten, ist regional sehr unterschiedlich, und eine amtliche Statistik dazu gibt es nicht. Weder das Statistische Bundesamt noch das Bundesgesundheitsministerium veröffentlichen Wartezeiten oder Zahlen zu freien Plätzen.
Was es gibt, sind Zahlen zu Einrichtungen. Laut Destatis gab es Ende 2023 in Deutschland 11.250 Pflegeheime mit vollstationärer Dauerpflege, etwas weniger als 2021 (11.358). Rund 800.000 Menschen wurden in Heimen vollstationär versorgt, von knapp 5,7 Millionen Pflegebedürftigen insgesamt. Wie schnell ein Platz in Ihrer Stadt frei wird, lässt sich daraus nicht ablesen.
Für Sie heißt das: früh bei mehreren Häusern anfragen und die Zwischenzeit gleich mitplanen.
Pflegeheim finden: die Portale der Pflegekassen
Den besten Überblick über zugelassene Heime in Ihrer Nähe geben die kostenlosen Suchportale der Pflegekassen und die Leistungs- und Preisvergleichsliste Ihrer Pflegekasse. Sie zeigen Adressen, Kosten und Prüfergebnisse, aber keine tagesaktuell freien Plätze.
Pflegelotse des vdek. Das Portal der Ersatzkassen zeigt Größe, Kosten, besondere Versorgungsformen, Lage und die Ergebnisse der Qualitätsprüfungen. Sie können mehrere Heime direkt vergleichen. Angegeben ist die Platzzahl eines Hauses, nicht die Zahl freier Plätze.
AOK-Pflegenavigator. Die Pflegeheimsuche der AOK listet Heime für Dauer- und Kurzzeitpflege mit den vertraglich vereinbarten Preisen und dem Eigenanteil. Die Verbraucherzentrale nennt dazu noch den PflegeFinder der Betriebskrankenkassen.
Vergleichsliste der Pflegekasse. Haben Sie Leistungen beantragt, muss Ihre Pflegekasse Ihnen auf Anforderung unverzüglich eine Leistungs- und Preisvergleichsliste für Ihre Region schicken (§ 7 Abs. 3 SGB XI). Sie enthält die zugelassenen Einrichtungen mit ihren Vergütungen und wird einmal im Quartal aktualisiert.
Wählen dürfen Sie selbst. Pflegebedürftige können zwischen Einrichtungen verschiedener Träger wählen (§ 2 SGB XI). Ein Anspruch auf einen Platz in einem bestimmten Haus folgt daraus nicht. Ob ein Platz frei ist, entscheidet das Heim.
Hilfe bei der Suche: Pflegestützpunkt und Pflegeberatung
Sie müssen nicht allein telefonieren. Ein Pflegestützpunkt oder eine unabhängige Pflegeberatung informiert laut Verbraucherzentrale darüber, welche Pflegeheime es in der näheren Umgebung gibt und mit welcher Unterstützung der Pflegekasse Sie rechnen können.
Sobald ein Antrag auf Leistungen gestellt ist, haben Sie Anspruch auf kostenlose Pflegeberatung (§ 7a SGB XI). Die Pflegekasse muss Ihnen einen Termin anbieten, der spätestens zwei Wochen nach Antragseingang stattfindet, oder einen Beratungsgutschein ausstellen (§ 7b SGB XI). Die Beratung kann auch im Krankenhaus stattfinden. Privat Versicherte wenden sich an compass private pflegeberatung.
Wo der nächste Stützpunkt ist, erfahren Sie bei Ihrer Pflegekasse oder in der Datenbank „Beratung zur Pflege“ des ZQP. Mehr dazu in den Beiträgen Pflegestützpunkt finden und Pflegeberatung nach § 7a.
Warteliste im Pflegeheim: so gehen Sie vor
Hat das Wunschheim keinen Platz frei, können Sie sich meist auf eine Warteliste setzen lassen. Kosten darf das nichts: Für die Zeit vor dem tatsächlichen Einzug darf ein Heim kein Entgelt verlangen, auch keine Platz- oder Reservierungsgebühr.
Das hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 15. Juli 2021 entschieden (III ZR 225/20), und zwar auch für Privatversicherte. Die Verbraucherzentrale weist ausdrücklich darauf hin. Bezahlt wird erst ab dem Tag der Aufnahme (§ 87a SGB XI).
So erhöhen Sie Ihre Chancen:
- Mehrere Heime anfragen. Lassen Sie sich bei mehreren passenden Häusern vormerken, nicht nur beim Favoriten.
- Regelmäßig nachfragen. Ein kurzer Anruf alle paar Wochen zeigt, dass der Bedarf weiter besteht.
- Unterlagen bereithalten. Pflegegrad-Bescheid, Arztbericht, Medikamentenplan und eine Vollmacht sollten griffbereit sein, damit Sie bei einem Angebot schnell zusagen können.
- Heim vorher ansehen. Besuchen Sie das Haus mit Ihrer Mutter, achten Sie auf Stimmung, Sauberkeit, Beschäftigungsangebote und Speiseplan. Manche Heime bieten ein befristetes Probewohnen an, ein gesetzlicher Anspruch ist das nicht.
Vor dem Vertrag. Das Heim muss Sie vorher schriftlich und verständlich über Leistungen, Entgelte, Investitionskosten und die Ergebnisse der Qualitätsprüfungen informieren (§ 3 WBVG). In den ersten zwei Wochen nach Beginn können Sie den Heimvertrag jederzeit ohne Frist kündigen (§ 11 WBVG).
Antrag und Finanzierung früh klären
Stellen Sie den Antrag auf vollstationäre Pflege bei der Pflegekasse rechtzeitig, denn nur dann beteiligt sich die Pflegeversicherung an den Kosten. Leistungen für das Heim gibt es ab Pflegegrad 2.
Die Pflegekasse zahlt für die pflegebedingten Kosten im Heim 805 € (Pflegegrad 2), 1.319 € (Pflegegrad 3), 1.855 € (Pflegegrad 4) oder 2.096 € (Pflegegrad 5) im Monat (§ 43 SGB XI). Bei Pflegegrad 1 gibt es nur einen Zuschuss von 131 €. Laut vdek zahlten Bewohnerinnen und Bewohner im ersten Aufenthaltsjahr im Juli 2026 im Schnitt 3.364 € im Monat selbst.
Reichen Einkommen und Vermögen nicht, beantragen Sie früh Hilfe zur Pflege beim Sozialamt. Die Verbraucherzentrale weist darauf hin, dass das Sozialamt erst ab der Antragstellung hilft. Details finden Sie im Beitrag Hilfe zur Pflege.
Pflegeheim nach dem Krankenhaus: wenn kein Platz frei ist
Ein Krankenhaus muss Ihre Mutter nicht so lange behalten, bis ein Heimplatz frei wird. Es muss aber die Versorgung nach der Entlassung mit organisieren: Das Entlassmanagement ist gesetzlicher Teil der Krankenhausbehandlung (§ 39 Abs. 1a SGB V).
Sozialdienst sofort ansprechen. Gesund.bund.de rät, frühzeitig das Gespräch mit dem Sozialdienst zu suchen, weil Entlassungen manchmal kurzfristig erfolgen. Der Sozialdienst und Pflegestützpunkte helfen, zeitnah eine Einrichtung für die Kurzzeitpflege zu finden. Die Krankenkasse muss das Entlassmanagement unterstützen und einen telefonisch erreichbaren Ansprechpartner stellen.
Pflegegrad im Eilverfahren. Liegt noch kein Pflegegrad vor, muss der Medizinische Dienst spätestens am fünften Arbeitstag nach Antragseingang im Krankenhaus begutachten, wenn das für die Weiterversorgung nötig ist (§ 18a SGB XI). Wie Sie sich vorbereiten, steht in Begutachtung vorbereiten.
Kurzzeitpflege als Brücke. Sie ist für eine Übergangszeit nach einem Krankenhausaufenthalt oder in einer Krise gedacht, ab Pflegegrad 2 für bis zu acht Wochen im Jahr (§ 42 SGB XI). Die Kasse zahlt die pflegebedingten Kosten bis zum Gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 €. Unterkunft, Verpflegung und Investitionskosten zahlen Sie selbst, dafür lässt sich der Entlastungsbetrag von 131 € im Monat einsetzen. Das Pflegegeld wird in dieser Zeit zur Hälfte weitergezahlt. Ohne Pflegegrad 2 übernimmt die Krankenkasse die Kurzzeitpflege für eine Übergangszeit, etwa nach einem Krankenhausaufenthalt, wenn häusliche Krankenpflege nicht ausreicht (§ 39c SGB V). Ob aus der Kurzzeitpflege später ein Dauerplatz im selben Haus wird, entscheidet das Heim. Mehr im Beitrag Kurzzeitpflege beantragen.
Übergangspflege im Krankenhaus. Lässt sich direkt nach der Behandlung weder Kurzzeitpflege noch eine andere Versorgung organisieren, kann das Krankenhaus bis zu zehn Tage Übergangspflege leisten (§ 39e SGB V). Die Zuzahlung beträgt 10 € pro Tag, ab 2027 15 €. Diese Leistung ist nachrangig und für den Notfall gedacht.
Die ganze Checkliste für den Tag der Entlassung finden Sie im Beitrag Entlassung aus dem Krankenhaus.
Erst ein anderes Heim, später wechseln
Sie müssen nicht auf das Wunschheim warten. Die Verbraucherzentrale nennt ausdrücklich die Möglichkeit, zunächst in ein anderes Heim einzuziehen und später zu wechseln, wenn im Wunschheim ein Platz frei wird.
Ob Ihre Mutter später wechselt, entscheiden Sie in Ruhe, wenn das Wunschheim einen Platz anbietet. Der Heimvertrag lässt sich spätestens am dritten Werktag eines Monats zum Monatsende kündigen (§ 11 WBVG). Zieht Ihre Mutter in ein anderes Heim um, darf für den Umzugstag nur das neue Heim abrechnen (§ 87a SGB XI). Kündigen Sie den alten Vertrag schriftlich, sobald der neue unterschrieben ist.
Die Wartezeit zu Hause überbrücken
Bleibt Ihre Mutter bis zum Einzug zu Hause, lassen sich mehrere Leistungen kombinieren. Welche Mischung passt, hängt davon ab, wie viel Hilfe sie am Tag und in der Nacht braucht.
Ambulanter Pflegedienst. Er übernimmt Körperpflege und Hilfe im Alltag als Sachleistung, in den Pflegegraden 2 bis 5 bis 796 €, 1.497 €, 1.859 € oder 2.299 € im Monat (§ 36 SGB XI). Behandlungspflege wie Verbände oder Spritzen verordnet der Arzt, sie bleibt beim Pflegedienst. Den Pflegevertrag können Sie jederzeit ohne Frist kündigen, wenn der Heimplatz frei wird.
Tagespflege. Ab Pflegegrad 2 zahlt die Kasse bis zu 721 € im Monat (Pflegegrad 2), in Pflegegrad 5 bis zu 2.085 €, zusätzlich zu Pflegegeld oder Sachleistung, inklusive Fahrdienst (§ 41 SGB XI). Auch hier sind Plätze nicht überall sofort frei, fragen Sie früh an. Mehr unter Tagespflege 2026.
Verhinderungspflege. Pflegt ein Angehöriger und fällt wegen Krankheit oder Urlaub aus, zahlt die Kasse eine Ersatzpflege bis acht Wochen im Jahr, ab Pflegegrad 2 und aus dem Gemeinsamen Jahresbetrag (§ 39 SGB XI). Für den Wechsel oder Urlaub einer bezahlten Betreuungskraft gilt das nicht. Siehe Verhinderungspflege beantragen.
Entlastungsbetrag. Die 131 € im Monat lassen sich für Tagespflege, Kurzzeitpflege, Pflegedienste (in den Pflegegraden 2 bis 5 nicht für Selbstversorgung) und nach Landesrecht anerkannte Alltagshilfen einsetzen.
Betreuung im Haushalt. Eine 24-Stunden-Betreuungskraft wohnt bei Ihrer Mutter und hilft im Haushalt und bei einfachen pflegerischen Alltagshilfen wie Waschen, Anziehen oder Essen. Sie arbeitet durchschnittlich höchstens acht Stunden am Tag, ist keine Pflegefachkraft und keine Nachtwache. Für Behandlungspflege braucht es weiter den Pflegedienst. Bei Omelia beginnt die Betreuung im Median nach 3 Tagen (eigene Auswertung, 53 Fälle, keine Garantie). Sie kostet je 30 Tage 2.699 € ohne Deutschkenntnisse, 2.899 € (A1 bis A2), 3.199 € (B1 bis B2) oder 3.399 € (C1 bis C2), zuzüglich Kost und Logis. Das Pflegegeld können Sie dafür verwenden. Entlastungsbetrag und Sachleistung nicht, weil Omelia weder nach § 45a SGB XI anerkannt noch ein zugelassener Pflegedienst ist. Verhinderungspflege zahlt nie für eine bezahlte Betreuungskraft. Der Vertrag lässt sich mit einer Frist von 14 Tagen kündigen, sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist. So lässt er sich beenden, sobald der Heimplatz frei wird.
Ob ein Pflegeheim oder die Versorgung zu Hause auf Dauer besser passt, vergleicht der Beitrag Pflegeheim oder 24-Stunden-Pflege.
Wenn der Platz frei wird: Umzug vorbereiten
Ist der Heimplatz zugesagt und der Vertrag unterschrieben, sollten Sie mit der Auflösung der Wohnung beginnen. Die Verbraucherzentrale rät dazu, auch wenn es bis zum Einzug noch Wochen dauern kann.
- Mietvertrag: Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt drei Monate, auch bei Umzug wegen Pflegebedürftigkeit. Kündigen Sie, sobald der Einzugstermin feststeht: Früher riskieren Sie, ohne Wohnung dazustehen, später zahlen Sie länger Miete und Heim zugleich (unsere Empfehlung).
- Pflegedienst: Der Vertrag ist jederzeit ohne Frist kündbar.
- Betreuung im Haushalt: Kündigungsfrist im Vertrag prüfen und rechtzeitig mitteilen.
- Persönliches: Mit dem Heim klären, welche eigenen Möbel mitkommen dürfen, etwa der vertraute Sessel.
Häufige Fragen
Wie lange wartet man auf einen Pflegeheimplatz?
Die Wartezeit auf einen Pflegeheimplatz ist regional sehr unterschiedlich. Eine amtliche Statistik zu Wartezeiten gibt es nicht. Fragen Sie deshalb früh bei mehreren Heimen an und planen Sie die Zwischenzeit gleich mit.
Darf ein Pflegeheim eine Reservierungsgebühr verlangen?
Nein. Für die Zeit vor dem tatsächlichen Einzug darf ein Heim kein Entgelt verlangen, auch keine Platz- oder Reservierungsgebühr. So hat es der Bundesgerichtshof am 15. Juli 2021 entschieden (III ZR 225/20), auch für Privatversicherte.
Zeigt der Pflegelotse freie Plätze an?
Nein. Pflegelotse und AOK-Pflegenavigator zeigen Adressen, Preise und Prüfergebnisse, der Pflegelotse auch die Platzzahl. Ob aktuell ein Platz frei ist, erfahren Sie nur direkt beim Heim.
Muss das Krankenhaus meine Mutter behalten, bis ein Heimplatz frei ist?
Nein, einen solchen Anspruch gibt es nicht. Das Krankenhaus muss aber über das Entlassmanagement die Anschlussversorgung mit organisieren. Möglich sind Kurzzeitpflege und, wenn sonst nichts organisierbar ist, Übergangspflege im Krankenhaus bis zu zehn Tage.
Kann man Kurzzeitpflege nutzen, bis der Heimplatz frei ist?
Ja, als Überbrückung nach dem Krankenhaus oder in einer Krise. Ab Pflegegrad 2 zahlt die Pflegekasse bis zu acht Wochen im Jahr und bis 3.539 € für pflegebedingte Kosten. Den Antrag stellen Sie vor Beginn des Aufenthalts.
Was gilt, wenn noch kein Pflegegrad festgestellt ist?
Im Krankenhaus muss der Medizinische Dienst spätestens am fünften Arbeitstag nach Antragseingang begutachten, wenn das für die Weiterversorgung nötig ist. Reicht häusliche Krankenpflege nicht aus, übernimmt ohne Pflegegrad 2 die Krankenkasse die Kurzzeitpflege für eine Übergangszeit (§ 39c SGB V).
Kann meine Mutter erst in ein anderes Heim und später wechseln?
Ja. Die Verbraucherzentrale nennt das ausdrücklich als Weg, die Wartezeit zu überbrücken. Den Heimvertrag kündigen Sie schriftlich spätestens am dritten Werktag eines Monats zum Monatsende.
Zahlt die Pflegekasse eine 24-Stunden-Betreuung als Überbrückung?
Nur über das Pflegegeld: Das können Sie frei verwenden, also auch für eine Betreuung im Haushalt. Sachleistung und Entlastungsbetrag gibt es nur für zugelassene Pflegedienste oder nach Landesrecht anerkannte Angebote. Verhinderungspflege zahlt nicht für eine bezahlte Betreuungskraft.
Persönliche Beratung
Sie warten auf einen Heimplatz und brauchen bis dahin Unterstützung zu Hause? Wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich zur Betreuung im Haushalt. Beratung anfragen
Wo Sie weiterlesen
- Plötzlicher Pflegefall: die ersten Schritte
- Kurzzeitpflege 2026 beantragen
- Entlassung aus dem Krankenhaus
- Pflegedienst und 24-Stunden-Betreuung kombinieren
- Lebensqualität: Pflegeheim oder 24-Stunden-Pflege?
Quellen
- SGB XI §§ 2, 7, 7a, 7b, 18a, 36, 39, 41, 42, 43, 45b, 87a (gesetze-im-internet.de); SGB V §§ 39, 39c, 39e (gesetze-im-internet.de); WBVG §§ 3, 11 (gesetze-im-internet.de)
- Bundesgerichtshof: Pressemitteilung Nr. 133/2021 zum Urteil III ZR 225/20 (bundesgerichtshof.de)
- Verbraucherzentrale: So finden Sie das passende Pflegeheim (verbraucherzentrale.de); Umzug ins Pflegeheim (verbraucherzentrale.de)
- Bundesgesundheitsministerium: Vollstationäre Pflege im Heim (bundesgesundheitsministerium.de)
- gesund.bund.de: Kurzzeitpflege (gesund.bund.de); Entlassung aus dem Krankenhaus (gesund.bund.de)
- vdek: Pflegelotse (pflegelotse.de); Eigenanteile Juli 2026 (vdek.com)
- AOK: Pflegeheimsuche (aok.de)
- Statistisches Bundesamt: Pflegeeinrichtungen in Deutschland (destatis.de); Pressemitteilung Nr. 478/2024 (destatis.de)
- ZQP: Datenbank Beratung zur Pflege (zqp.de)
Stand: Oktober 2026.